Uma das dúvidas mais comuns entre organizadores de eventos é como buscar por patrocinadores. Sabemos que eles são parte essencial para construir uma boa estrutura e podem colaborar na programação junto com os organizadores.

Por isso, conseguir os patrocinadores certos é fundamental. Eles fortalecem sua marca e impulsionam o alcance das metas e objetivos pré-estabelecidos para o sucesso de seu evento.

Mas é preciso organização e planejamento para escolher e conquistar os patrocinadores ideais. Acompanhe para acertar no passo a passo dessa etapa.

Se planeje para conquistar os melhores patrocinadores

O planejamento é um passo fundamental.

Defina seus objetivos, trace metas, delegue funções, crie um cronograma e faça um check-list para te guiar em suas atividades. 

É importante que tudo seja registrado. Dessa forma as informações ficam concentradas em um mesmo lugar e podem ser visualizadas facilmente por você e sua equipe. 

Além disso, com tudo organizado você consegue passar mais seriedade e comprometimento, e assim convencer mais fácil e rapidamente os potenciais parceiros das vantagens de se associar a sua empresa.

Selecione os patrocinadores que tem a ver com o tema de seu evento

Não saia como um cego em tiroteio, atirando para todos os lados. Faça uma lista com todos os patrocinadores que você quer. Coloque aqueles que são sua prioridade e os que têm mais chance de aceitar no topo.

Com essas informações em mãos fica muito mais fácil traçar sua estratégia e preparar uma abordagem direcionada e eficiente.

Divida os patrocinadores em cotas

Antes de definir as cotas veja quanto pretende arrecadar com patrocínio. A partir disso divida esse valor entre as cotas desejadas. 

Essa divisão é eficiente porque você pode oferecer opções diferentes aos patrocinadores, e não apenas um valor fechado. O que faz o risco de levar um não diminuir significativamente.

As cotas mais comuns são bronze, ouro, prata e diamante.

Conheça seus patrocinadores

Antes de começar qualquer negociação saiba com quem você está falando. Para isso não meça esforços:

• Procure pelo web site;
• Conheça seus produtos/serviços;
• Saiba quem é seu público alvo;
• Veja seus valores;
• Visite suas redes sociais;
• Analise a concorrência.

Tudo isso é importante para avaliar se essa parceria é ideal. Além de te dar um norte para saber qual é a melhor abordagem para o momento da negociação.

Saiba o que os patrocinadores querem

Se questione: o que faz mais sentido para o patrocinador com quem você vai falar?

Ao se colocar do outro lado você vai conseguir ter uma noção do que pode oferecer e principalmente como pedir o que você quer.

Eles podem ter diversos interesses como:

• Aumentar as vendas;
• Se destacar da concorrência;
• Responsabilidade social;
• Reposicionamento de marca;
• Reconhecimento de marca.

Por isso, vale levar em conta esses objetivos e dividir os patrocinadores em diferentes cotas para que todos saiam ganhando.

Entre em contato

A primeira impressão é a que fica, e ela pode fazer diferença ao longo de toda a negociação. Então atenção na hora da abordagem!

Primeiro seja cordial, se apresente. Dê um resumo do que vai ser tratado e peça para marcar uma reunião. Com um contato direto fica mais fácil explicar as suas ideias e perceber como o outro reage a elas. 

É importante que você pergunte aos patrocinadores quais são as metas e desafios do momento para que seu evento possa ofertar essas soluções.

Além disso, essa é uma ótima oportunidade para trocar pontos de vista e pensar juntos nas melhores soluções para o evento.

Capriche na apresentação

Passados os momentos acima, chegou a hora crucial! 

Confira se seu projeto de evento está claro, conheça bem a proposta e se prepare para fazer uma boa apresentação ao patrocinador. Para isso é aconselhável que você:

• Prepare um slide ou tenha algo visual para mostrar, como um site ou um vídeo de edições anteriores do seu evento; 
• Revise todos os detalhes e pense nas possíveis dúvidas e suas soluções;
• Mostre métricas e dados colhidos anteriormente sobre o público alvo do seu evento;
• Exponha os custos calculados.

Se você for buscar por mais de um patrocinador faça apresentações direcionadas para cada um deles. Afinal é provável que os interesses sejam diferentes.

Se atente também a sua oratória. Fale em um bom ritmo, de forma clara e concisa. Carregue emoção e empolgação em seu tom de voz. Olhar no olho também é importante, pois passa confiança e segurança. 

Por fim, mas não menos importante, seja honesto e transparente em sua apresentação e ao expor os dados compilados. Em hipótese alguma distorça ou transforme informações. Sua honestidade pode garantir a renovação dessa parceria com seus patrocinadores futuramente.

Elabore o contrato

Depois de ambas as partes concordarem em fechar o patrocínio chegou o momento de oficializar tudo.

Faça um contrato descrevendo as responsabilidades de ambas as partes. Deixe o mais detalhado possível para evitar desentendimentos futuros. Coloque as responsabilidades assumidas em termos operacionais, financeiros e jurídicos.

Mostre os resultados 

A relação com os patrocinadores não acaba quando o evento termina. O pós-evento também é uma parte importante. 

Este é o momento de entrar em contato para mostrar os resultados e também para receber o feedback da empresa. Mostrar os dados colhidos é muito importante. Esta é a forma mais eficaz de mostrar o resultado do trabalho, portanto, organize-se para isso. 

Se o seu evento teve um saldo positivo e a relação entre vocês foi boa, com bons resultados para ambos, busque continuar o relacionamento para projetos futuros.

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