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Como organizar um congresso online: o guia completo (2020)

Principalmente durante o período de isolamento social, a procura por alternativas de como podemos nos manter em contato é crescente. O online, cada vez mais, conquista seu espaço e transforma-se em uma solução viável para continuar difundindo e compartilhando conhecimento. As vantagens de se produzir um congresso online começa pelo bolso: os custos de produção são reduzidos. Além de levar o seu conteúdo para um número maior de pessoas, você otimiza o seu trabalho e expande o networking.

A principal dúvida é por onde começar. Primeiro, defina o tema. Sobre qual assunto você quer falar? Fazer um congresso online é uma grande oportunidade de atingir seu público alvo. Então, de que forma você quer impactar essas pessoas e fortalecer seu nome, ou sua marca? Entender o que fala, e para quem fala, é o eixo principal para te guiar durante todas as fases desse processo.

O próximo passo é o planejamento. Monte seu cronograma, defina dias e horários, crie um material visual que será capaz de te dar suporte (como, por exemplo, apresentações no Power Point ou vídeos), faça uma lista de equipamentos que serão necessários – a organização é o que faz a diferença no resultado de um congresso online. Você irá convidar outros palestrantes? Tenha certeza de que a comunicação entre todos seja clara e as ideias alinhadas, para que o conteúdo esteja pronto com antecedência e consiga ser revisado antes de chegar no seu destino.

Agora vem a divulgação. Você já conhece seus potenciais participantes, então isso te ajuda tanto nas campanhas orgânicas quanto pagas – você sabe onde deve investir seu dinheiro. Informações assertivas também geram credibilidade, a programação das postagens deve ser pensada com cuidado e a interação com o público é uma boa forma de aproximação. Que tal mostrar uma prévia do seu conteúdo? Gravar um vídeo convidando as pessoas à se inscreverem, e contar um pouco do que você pretende abordar é uma boa forma de instigar curiosidade. As redes sociais também servem como um termômetro para entender se as reações estão como o esperado. 

Case de sucesso

Foi em 2017, no final de sua graduação em Engenharia de Produção, que Guilherme Torrejón teve a ideia de fazer seu primeiro congresso online. Enquanto desenvolvia seu Trabalho de Conclusão de Curso, na área de Marketing Digital, ele se deparou pela primeira vez com esse modelo de congresso. Na época, por morar em Rondônia, o fato de nunca ter tido a oportunidade de participar de eventos que aconteciam majoritariamente em grandes centros foi o que o motivou a criar o CONEP – Congresso Online Internacional de Engenharia de Produção. O evento foi a solução encontrada para que ele mesmo pudesse aprender, além de poder ajudar outros acadêmicos que também estavam na mesma situação.

Como nem tudo são flores, Guilherme enfrentou algumas complicações ao longo do caminho. Organizador de primeira viagem, teve algumas dificuldades com algumas palestras e prazos. Porém, ainda assim a primeira edição contou com 3500 inscritos e, na segunda, foram 28 palestrantes, sendo 2 internacionais, e 7500 inscritos. Atualmente, o congresso já está em sua quinta edição. “Meu networking aumentou muito e conheci ótimos profissionais, até entrevistei o autor do livro “Planejamento, Programação E Controle da Produção”, Henrique Luiz Corrêa, que dá aula em uma universidade dos EUA” – conta Torrejón.

🚀 Dica de ouro do Gui: Faça o evento da área que você mais gosta, verifique o potencial dessa área (quantas pessoas tem interesse), busque entrar em contato com o máximo de palestrantes possíveis (vários não vão aceitar e alguns até desistir). Busque apoio de empresas, associações, faculdades. Faça divulgação orgânica em grupos do Linkedin, grupos do Facebook, grupos do WhatsApp, grupos do Telegram, Instagram e engaje os palestrantes a compartilharem também. E, o mais importante é : comece. Mesmo que com poucos palestrantes, pois a ideia do primeiro congresso é, principalmente, validar aquela área que escolheu fazer o evento.

Checklist para planejar um congresso online de sucesso

✔️Definindo o conteúdo: o assunto abordado oferece ao público respostas aos seus questionamentos? Qual a melhor maneira de apresentar seu conteúdo e garantir que entendam? Quais materiais você pretende usar e qual a linguagem mais apropriada? O objetivo é se transformar em autoridade no assunto, transmitir conhecimento e engajar pessoas – e isso é possível quando você oferece à audiência um conteúdo rico.

✔️Cronograma: Tenha um roteiro. Não é o caso de anotar tudo que você irá falar, mas tome nota de algumas palavras chaves ou pontos principais para evitar que você se perca no raciocínio. Calcule o tempo pensando em possíveis imprevistos. Sempre deixe alguns minutos separados no início para que os participantes possam entrar sem risco de se perder no assunto. Você pretende separar um tempo no final para perguntas e respostas, ou um feedback da audiência? Leve em conta tudo isso ao se planejar.

✔️Infraestrutura: Confira o ambiente ao seu redor. É preciso garantir que o ponto central seja o conteúdo que você está transmitindo, então evite elementos que possam causar distração ou mudar o foco do seu público. Como está a iluminação? Imagens nítidas transmitem cuidado e carinho com a qualidade. Por fim, o áudio. O ideal é usar fones de ouvido para evitar interferências, e assegure-se de estar no lugar mais silencioso possível e sem interrupções. Confira se está tudo funcionando e teste com antecedência para que correções possam ser feitas.

✔️Divulgação: você já ouviu falar em estratégias de SEO? A sigla para Search Engine Optimization significa otimização para mecanismos de busca. Milhões de pesquisas são feitas por dia no Google, o mecanismo de pesquisa mais usado no mundo, então como garantir que que você esteja na melhor posição possível? De acordo com a Rock Content, é preciso não apenas ter o melhor conteúdo, mas também oferecer uma boa usabilidade, conquistar autoridade no mercado e proporcionar uma boa leitura das páginas ao Google. Pesquisar essa e outras estratégias de marketing digital e de conteúdo é primordial para sair do básico de apenas postar em redes sociais, mas entender verdadeiramente o quanto seu público está sendo atingido e se engajando com a sua proposta.

✔️O grande dia: sem dores de cabeça de última hora, tudo deve sair conforme o planejado. Tome cuidado com o tom da sua voz, certifique-se de não estar muito baixa nem muito alta, mas transmitindo a energia necessária para envolver as pessoas que estão assistindo. É importante não perder o mesmo ritmo ao conduzir seu congresso, e qual terminar com um gran fiale? Esse é o momento para compartilhar alguma experiência marcante, por exemplo. Lembre-se de que um congresso online é capaz de explorar um dos recursos persuasivos mais poderosos da comunicação: a reciprocidade. Entregar um conteúdo de valor é a melhor forma de ficar marcado na mente do seu público e, provavelmente, deixá-los à espera de mais. Quem sabe o seu primeiro evento não se transforma também em um case de sucesso?

Solução Completa

Na Congresse.me, mais que criar e organizar congressos online, somos especializados em fazer eventos de sucesso. Somos única plataforma all-in-one do mercado. Integramos várias ferramentas a fim de facilitar a criação e execução do evento pelo organizador, que direciona seu foco para o conteúdo técnico-científico. A plataforma oferece solução em banco de dados, sala de transmissão das palestras, controle financeiro, emissão de certificado, entre outros.

Você pode ministrar conteúdos para uma audiência qualificada sem alterar sua rotina, através de palestras ou mesas 100% online, ao vivo ou gravadas, de acordo com sua preferência. Com alcance potencializado, é reafirmado como palestrante e autoridade no assunto abordado. Além disso, você oferece o melhor para o seu público: pela Congresse.me, eles conseguem participar de maneira gratuita de todos os congressos realizados na plataforma, podendo adquirir certificados e acessos mais completos e complementares posteriormente.

Já realizamos mais de 190 congressos online, foram 7193 palestrantes envolvidos, 3782752 horas de transmissão e mais de 900000 participantes engajados em aprender e compartilhar. Visite o nosso site e conheça um pouco mais do nosso trabalho, temos a solução ideal para você e nossa equipe ficará muito feliz em poder te ajudar na sua nova jornada: https://congresse.me/

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