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Evento híbrido: entenda porque você precisar investir neles

Unir o útil ao agradável! Assim pode ser resumido o evento híbrido, que junta o evento presencial ao online. Com a pandemia de Covid19, e o distanciamento social imposto por ela, os eventos online que já estavam começando a ganhar seu espaço, agora vieram para ficar e acrescentar. Quem antes não podia comparecer a uma palestra, simpósio, congresso ou encontro presencialmente, agora tem essa possibilidade facilitada pelos eventos híbridos.

Um belo exemplo de um evento assim, e que você provavelmente já ouviu falar, é o Rock in Rio, o maior evento musical do planeta, que começou na cidade do Rio de Janeiro, em 1985, e ganhou o mundo. Esse evento é transmitido pela TV ao vivo, e também é aberto ao público pagante presencialmente. São experiências diferentes, e uma complementa a outra. E quem está assistindo em casa provavelmente na próxima edição vai querer estar lá. Ou seja, o online agrega valor ao presencial.

Os participantes presentes vivem toda a emoção de curtir o ao vivo, estão cara a cara com o artista escolhido e interagem com outras pessoas. Mas, em contrapartida, também enfrentam filas, ficam em pé debaixo de sol e/ou de chuva. Além de ter custos com alimentação e transporte.

Quem assiste pela TV não vive a emoção de ver tudo de perto, nem tem a opção de interação com o público. Mas está no conforto de casa, com comida e banheiro acessíveis, além de não ter custo com deslocamento e poder parar a programação a qualquer momento.

Seu evento pode não ter o alcance e proporção do Rock in Rio, mas pode aproveitar das vantagens ao escolher um formato semelhante a esse.

Como é um evento híbrido?

Incorporar o digital em eventos hoje é mais do que uma boa opção, e acaba se tornando uma obrigação. Não podemos ignorar as possibilidades e o potencial que as ferramentas online trazem, principalmente em um mundo pós-pandemia.

Pensando assim, o seu evento híbrido pode agradar tanto aqueles que deixam de participar de eventos por acontecerem em locais distantes, e também agrada aos que gostam e não trocam a experiência presencial por nada. Com o evento híbrido, dá pra contemplar a todos. 

O formato mais comum é a junção de evento com público presencial e virtual, aumentando assim o seu alcance, já que a barreira geográfica é quebrada. Dessa forma os participantes podem ver seu evento em qualquer lugar do mundo que tenha acesso a internet. 

Contudo, além de ter os trâmites dos eventos presenciais, o híbrido também engloba a transmissão online ao vivo, ou mesmo a pré-gravação de palestras. 

Esse modelo tem sido cada vez mais comum, principalmente porque agrega muitas vantagens em relação aos eventos apenas presenciais.

Vantagens do evento híbrido

Montar um evento híbrido não é tarefa fácil, mas é compensadora. Nesse formato seu evento é visto pelo público de maneira diferente, o que gera entusiasmo. Além disso, esse tipo de evento costuma ser mais lucrativo para o organizador, especialmente porque há a possibilidade de vender muito mais ingressos, tanto para o público presencial quanto para o online.

Esse formato também pode trazer grande economia. Um exemplo disso é para o caso em que o palestrante faça sua palestra virtualmente. Nesse caso não é preciso arcar com gastos como transporte, hospedagem e alimentação. Além dele poder ser e/ou estar em qualquer lugar do mundo, o que, sem dúvidas, agrega valor ao seu evento. Mas, se você optar por um evento híbrido neste molde, é aconselhável ter alguém para intermediar as interações do público com o palestrante presencialmente.

Há também a possibilidade de alugar um espaço menor, e dessa forma o custo com coffee break, caso tenha, também vai ser inferior. Mas além de se preocupar com o espaço físico, também é necessário cuidar do online. Para isso busque empresas referências, que façam transmissões de qualidade, com o suporte necessário para que tudo ocorra bem.

O evento híbrido é também sobre oportunidades. Com o advento da internet nos foi permitida a comunicação instantânea com pessoas em qualquer lugar do mundo. E por que não aproveitar desse instrumento para turbinar o seu evento? O maior alcance é mais uma das grandes vantagens desse tipo de evento. Ao realizá-lo você traz também uma maior credibilidade para sua marca e sai como autoridade no assunto abordado impactando diversas pessoas em diferentes lugares.

Sabemos também que Informação atualmente é tudo. E em um evento híbrido você pode mensurar os dados do seu evento. Assim você pode saber o seu alcance: quantas pessoas viram determinada palestra, qual a porcentagem do seu evento foi vista, de onde essas pessoas são (estado e país). 

Quanto vou ter que investir em um evento híbrido?

Essa é uma questão subjetiva. O quanto você vai investir vai depender do tamanho do seu evento e também da quantidade estimada do seu público. 

  • Quantos dias vai durar seu evento? 
  • É um evento que precisa de certificados? 
  • Ele será transmitido ao vivo ou as palestras serão pré-gravadas? 

Todos esses fatores tem que ser levados em consideração para saber o orçamento. 

Mas alguns gastos são indispensáveis para que seu evento performe bem. São eles:

  • Transmissão online – Aqui a sugestão é procurar uma empresa que garanta suporte, segurança e qualidade na sua transmissão para que o evento ocorra sem nenhum imprevisto ou paralisação.
  • Divulgação – Na era online a divulgação tem se tornado cada dia mais essencial. E aqui você pode optar por diversas maneiras de fazer o seu evento chegar ao público desejado. A dica é: foque principalmente em divulgação em redes sociais (use e abuse de grupos de facebook, perfil no instagram) e publicações pagas. Não meça esforços para que seu público alvo fique sabendo do seu evento.
  • Aluguel do espaço + coffee break – Neste item não tem nada muito diferente para quem já está acostumado a fazer os eventos presencialmente. Gastos com espaço, alimentação, sonorização e iluminação. Além de crachás e kits com papelaria para os participantes.

Afinal, vale o investimento em um evento híbrido?

Como foi descrito ao longo deste texto, o evento híbrido é algo que vai te trazer inúmeras vantagens, além de mais dinamismo ao seu evento presencial. É uma forma de se reinventar e alcançar um novo patamar e também um novo público, disseminando informação sem se limitar a um espaço físico. 

Economia, lucro, credibilidade, maior alcance e poder mensurar os dados, são alguns dos benefícios que o evento híbrido pode trazer, além de agregar valor a sua marca. Quer começar a montar seu evento online? Entre em contato conosco para mais informações.

Quer saber mais sobre como transformar seu evento? Fale conosco!

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