O ambiente digital sempre foi um facilitador na transmissão de informações e no que diz respeito a diminuir as barreiras da distância. Com as transformações causadas pela pandemia do Coronavírus, o setor educacional, antes muito resistente à mudança, está se adaptando ao mundo tecnológico – e online -. Você consegue ter noção de quantas pessoas é possível impactar com um evento de educação como um congresso online?

Eles estão ganhando cada vez mais espaço, não só pela democratização do conhecimento, mas para muitas associações, universidades, empresas e até mesmo indivíduos são a melhor solução nestes tempos de mudanças. 

Com foco em gerar e entregar conteúdos específicos, algumas vantagens já começaram a ser percebidas. A estrutura necessária para um evento online, por mais complexa que possa parecer, necessita de um investimento muito menor para a criação e execução, ainda mais através de plataformas especializadas. 

A logística dos palestrantes, em que o organizador consegue prospectar acessos a pessoas do mundo todo sem ter que gastar com deslocamentos, hospedagens e diárias, impulsiona também a qualidade dos eventos. É possível fazer um evento de qualquer lugar do mundo, com palestrantes conectados de todos os lugares.

E, principalmente, a possibilidade de acesso ao público em geral, em qualquer parte do mundo, apenas com um smartphone com internet. O que, num futuro, vai reforçar a sua marca e oferecer seu serviço a milhares de pessoas que, por diversas razões, não poderiam participar de um evento presencial.

Com um bom planejamento, é possível ter um congresso online de sucesso. É preciso entender o que é fundamental na hora de definir o escopo: qual será o tema abordado; o que será entregue a quem estiver assistindo e, principalmente, para quem. 

Para te ajudar nessa caminhada, trouxemos um passo a passo para organizar um congresso online de sucesso. Vamos lá?

1. Estabelecer um objetivo

Coloque no papel tudo que você quer alcançar com o seu evento, isso vai te guiar durante todo o processo. 

Nessa hora é fundamental usar ferramentas para te ajudar a mapear objetivos, custos, palestrantes e tudo que vai estar envolvido com o seu evento. 

Com tudo claro e desenhado, é fácil se manter dentro do que você estabeleceu inicialmente.

2. Definir o público-alvo

Público-alvo são pessoas que apresentam características comuns que estão de acordo com o que você quer apresentar no seu congresso online. Com ele bem definido, você ajuda a nortear os convites aos palestrantes e o conteúdo das suas palestras. 

Além disso, na divulgação do evento, estabelecer o público-alvo é fundamental para direcionar as campanhas de divulgação e chegar no público certo.

3. Convidar os palestrantes certos

É preciso alinhar a comunicação entre todos os envolvidos no evento. O seu público espera ver o que você propôs como objetivo. Por isso, certifique-se que os palestrantes estão alinhados com o propósito e conheça o que e como eles vão apresentar. 

Além disso, preocupe-se com a organização do cronograma, em fornecer o máximo de informações possível para que o congressista saiba o que ele vai assistir. Não se esqueça da pontualidade e entregue tudo no horário certo, conforme o cronograma. Ninguém gosta de esperar, mesmo que seja na frente de um celular. 

Como compor um conteúdo de sucesso?

Estabeleça padrões de qualidade: de gravação, de posicionamento de câmera, de som, iluminação e de edição. Forneça também dicas de equipamentos e até empresas que podem ajudar na captação da imagem. Isso é essencial para a efetividade de um congresso online.

Além de todas as questões técnicas, lembre-se que a internet é um mundo cheio de distrações e o seu conteúdo vai estar competindo com tudo isso. Por isso, lembre-se de colocar pequenas pausas, fazer perguntas, utilizar vídeos e qualquer outro recurso multimídia que vai entreter a audiência para que o conteúdo não fique maçante e repetitivo.

4. Saber qual o melhor momento

A internet e a facilidade de acesso em qualquer lugar, a qualquer momento, ajudam nessa escolha. Mas, leve em consideração o calendário de aulas e feriados. 

Em geral, congressos online duram mais de um dia, por isso, estabeleça uma data que seja acessível ao seu público de maneira geral. 

Por exemplo, as palestras voltadas para profissionais têm maior adesão em horários noturnos, porque permitem que o palestrante tenha a sua rotina e, depois, ainda se qualifique no seu evento. 

Por isso, é muito importante que você saiba o comportamento do seu público-alvo para definir qual a melhor data e horário.

5. Organizar a proposta do seu evento 

É necessário buscar por palestrantes que tenham afinidade com a proposta do seu congresso online e isso pode levar tempo, por isso, não tenha pressa. Encontre aqueles que tenham experiência, saibam falar com propriedade sobre o assunto e se ele é uma boa referência no conteúdo proposto. 

Além de criar um conteúdo exclusivo, isso tem relação direta com o público e o alcance do evento, já que esse é o grande chamariz na hora de convidar as pessoas e vender o seu peixe. 

6. Elaborar o cronograma de atividades

Que tal criar atividades que vão além de palestras? Pense em workshop, mesa-redonda, minicursos e outros bônus de conteúdo exclusivos que podem atrair ainda mais o público para o seu congresso online. 

A submissão de resumos científicos funciona muito bem para estudantes que precisam expor os seus trabalhos. Tudo isso, além de maximizar o conhecimento no evento, ajudam a conseguir mais inscritos.

7. Encontrar a plataforma ideal 

Escolha uma plataforma que consiga hospedar todo o seu evento, desde a transmissão do conteúdo até o financeiro. Quanto mais integrada e com mais serviços, mais fácil será para você focar naquilo que que você definir como mais importante.

Procure por uma plataforma que tenha experiência de mercado, que já tenha realizado muitos eventos comprovadamente e você consiga atestar a qualidade dos serviços. Isso pode definir e nortear todo o seu congresso online. 

8. Definir ações de marketing

Parte crucial para qualquer evento de sucesso é ter um bom planejamento de ações de marketing para divulgar e chegar ao máximo de pessoas interessadas possível.  

É muito importante estudar o público-alvo para que você saiba onde ele está e como chegar até ele. Saiba quais são os seus principais interesses, como ele se comunica e, a partir daí, defina também alguns gatilhos que podem facilitar o seu argumento de venda para os produtos do seu congresso online. 

Além disso, use da rede de networking que é possível criar com eventos online, já que as barreiras de distância são quebradas e é possível se relacionar com pessoas de qualquer parte do mundo. 

Qual melhor estratégia para divulgar um congresso online? 

Através de listas de pessoas que se interessam pela área. O bom uso de redes sociais (Instagram, LinkedIn e Facebook) antes, durante e depois do evento,  posts patrocinados em momentos estratégicos e a criação de marketing de conteúdo através de posts em blogs parceiros e e-mail marketing. 

A parceria com empresas, institutos e associações que tem a ver com o tema do congresso online, por exemplo, também costumam gerar bons frutos. Invista em encontrar instituições que também te fornecem bons leads para você compor a sua base de contatos. 

Além de tudo, essas parcerias ajudam não só na divulgação, mas na legitimidade e reconhecimento do seu evento. Veja também as dicas infalíveis de marketing para divulgação de um congresso online que trouxemos neste post. 

9. Fornecer suporte durante o evento

Mesmo com todo o trabalho antes, você não pode esquecer os palestrantes e muito menos os congressistas durante os dias de evento. Tenha pessoas prontas para responder dúvidas sobre a transmissão, resolver problemas de última hora de operação- que sempre acontecem -.

E o principal: mantenha a calma! Antes de mais nada, saiba que você tem um relacionamento com as pessoas que estão no seu evento e, para qualquer problema, a melhor solução sempre é manter uma boa comunicação. 

10. Pedir Feedbacks 

A opinião do público sempre vai ser muito importante para alcançar sucesso, qualidade e efetividade. Porque eles fornecem insumos para que, mesmo durante o evento, seja possível fazer pequenas mudanças e ajudar também em eventos futuros. 

Agradeça a presença dos congressistas depois do evento e mantenha uma base fidelizada para que, no futuro, você possa realizar outros eventos.

É necessário entender que não é possível fazer um congresso online da mesma maneira que o presencial. A comissão organizadora precisa mapear todas as particularidades que envolvem um evento online e utilizar os pontos fortes do mundo digital ao seu favor. 

É preciso ter em mente que um dos principais motivos para se optar por um congresso online é entregar um conteúdo de qualidade para o maior número de pessoas possível. O que reforça o seu posicionamento enquanto organização. Além disso, com o custo reduzido, o retorno financeiro é muito maior.

Já pensou no material incrível e exclusivo que você vai ter depois do evento finalizado? Esse material vai estar nas suas mãos para criar produtos online que, além de tudo, podem te ajudar a ter uma renda extra. 

Com as medidas de isolamento social provocadas pela pandemia, sofremos mudanças profundas no modo como nos relacionamos com o mundo online. A internet sofreu um crescimento de 40 a 50% no Brasil, segundo dados da Anatel (Agência Nacional de Telecomunicações) e é preciso usar isso a favor da democratização da informação para impactar verdadeiramente a educação e alcançar o máximo de pessoas possível.

Eventos, de maneira geral, levam tempo e muitos pontos a serem considerados na sua execução, como local, grandes equipes, clima, alimentação e, com um evento online, tudo isso deixa de ser necessário. 

Por mais difícil que possa parecer, com tantos pontos para serem avaliados e considerados, vale a pena investir seu tempo em um congresso online. Se você ainda optar por fazer um evento em uma área que tenha familiaridade e envolvimento, vai ser melhor para encontrar as pessoas certas.

O ponto chave para qualquer evento, seja ele online ou presencial, é a organização. Estabeleça todos os objetivos, mapeie todas as pessoas envolvidas, custos, infraestrutura, assegure-se de fornecer um bom conteúdo e preocupe-se com a experiência do participante. Com tudo isso em mente, seu evento vai ser um sucesso. 

Por fim, é importante saber também que hoje já existem plataformas especializadas em fazer congressos online e que conseguem unir todos os benefícios e qualidades do encontro presencial, com a facilidade e a rapidez do digital. Elas criam estratégias e ações diferenciadas para fazer com que o congresso online seja um sucesso. Com essa dicas você é capaz de fazer o seu evento. O importante é começar e aqui você encontrou o pontapé que precisava. Se você quer continuar recebendo conteúdos como esse, inscreva-se aqui na nossa newsletter. Continue acompanhando o nosso blog e siga o nosso instagram para outros conteúdos.